1.
Resumen
En esta entrada se presentarán las
características básicas de la documentación informativa enfrentándonos ,de este
modo, a la localización, valoración y selección de información. Iremos
analizando el origen e importancia de la doctrina de la documentación, y las
pautas para poder realizar el proceso documental con propiedad.
¿Qué ocurre si la
documentación que elaboramos no es fiable? ¿Y si damos como únicas las fuentes
que hemos encontrado en una primera búsqueda? Vamos a tratarlo en profundidad.
2.
Introducción
Veamos a continuación los conceptos
básicos que hacen referencia a la documentación, según la Real Academia
Española:
·
Documentación. (Del lat. documentatĭo,
-ōnis).
1. f.
Acción y efecto de documentar.
2. f.
Documento o conjunto de documentos, preferentemente de carácter oficial, que
sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar algo.
·
Documentar.(Del lat. documentāre).
1. tr.
Probar, justificar la verdad de algo con documentos.
2. tr.
Instruir o informar a alguien acerca de las noticias y pruebas que atañen a un
asunto.
El catedrático J.L. López Yepes
define en 1981 la Documentación Informativa como “aquella parte de la
Documentación que tiene por objeto el estudio del proceso de transmisión de
fuentes para la obtención de nuevos conocimientos en la investigación de la
comunicación social, y en el trabajo en el seno de la empresa informativa”.
La documentación informativa aporta
los conocimientos necesarios para acceder a la documentación impresa, sonora y
audiovisual, localizar en Internet documentación de utilidad, distinguir las
diferentes tipologías de documentación informativa y en definitiva, poder
buscar, clasificar, ordenar, generar y recuperar información de utilidad.
En
nuestro día a día actual, en el que vivimos todos conectados en la Sociedad de
la Información, es fácil encontrar información y fuentes muy variadas donde
poder contrastarla. Lo difícil que se nos plantea es casi lo contrario a lo que ocurría en otras épocas, y es que tenemos
tanta información que no sabemos seleccionar y discernir entre millones de
documentos cuáles nos son útiles y su grado de fiabilidad.
La documentación
informativa nos va a ayudar en el proceso de acceso a las fuentes de
información y en el trabajo con ellas para la producción de nuevos documentos.
3.
Concepto:
Entendemos la documentación como la disciplina
científica que trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir información
contenida en documentos de distinto tipo para
hacerla accesible a cualquier persona que pueda necesitarla.
Documentación es el
proceso de comunicación por el que un individuo (persona o colectividad) recibe
las referencias de unos objetos (documentos debidamente tratados) expresa o
presuntamente pedidos relativos a un determinado dominio de actividad social.
En otras palabras,
se trata de aquella actividad que se ocupa de reunir y analizar los documentos,
almacenando la información que contienen para poder recuperarla y difundirla
para ponerla al alcance rápida y eficazmente a quienes puedan utilizarla.
4.
Principios
El trabajo documental
se entiende como el conjunto de información sobre un determinado tema que, a
través de una selección de documentos en diversas fuentes documentales,
comunica sus resultados de una forma ordenada. Puede considerarse como una
labor de mediación e incluso de interpretación y transformación de los
mensajes, ya que a partir de un documento se genera una serie de procesos que
van a facilitar el trabajar con el documento inicial.
Los puntos más
importantes en cuanto a la documentación de la información son:
·
Selección
·
Análisis (indización y resumen)
·
Recuperación
·
Difusión
A la hora de
documentar la información, el primer paso que hay que dar es la selección del
material con el que se va a trabajar. Qué es lo que queremos documentar.
A continuación habrá
que realizar un análisis documental, que es el conjunto de operaciones
destinadas a representar el contenido de un documento bajo una forma diferente
a su forma original, facilitando su consulta o su recuperación posterior a
nosotros mismos u a otros usuarios.
Una vez realizado
el análisis el siguiente paso es la recuperación, que es el proceso en
el que un conjunto de documentos son "interrogados" para encontrar
resultados que puedan ayudar a satisfacer las necesidades de información de un
usuario. Es lo que comúnmente llamamos proceso de “búsqueda”.
El último paso es
la difusión, que es el proceso por el cual se transmite al usuario la
información o los documentos que necesita. Es el desenlace de todo el proceso
documental, siendo la difusión la verdadera razón de ser de la Documentación.
5.
Funciones
Podemos destacar
cuatro funciones principales:
1.
Producción de información.
Hoy
en día casi todo el mundo utiliza la documentación para generar información
nueva. La documentación es información en sí. La posibilidad de información
crece con la documentación, se potencia con ella.
2.
Mejora de la calidad y
credibilidad de la información.
Un
proyecto bien documentado hará que sea fiable. Hoy en día todos tenemos acceso
rápido, casi instantáneo, a la información, por lo que cualquier error en la
documentación hará que pierda calidad y por lo tanto credibilidad.
3.
Almacenamiento y conservación.
Todo
aquello que esté bien almacenado lo podremos volver a encontrar, ya sea en un
DVD, un servidor, un armario o una biblioteca. Dependiendo del formato habrá
que tener unos cuidados u otros a la hora de conservarlo. Habrá que almacenarlo
en el soporte adecuado y deberá estar en un lugar donde podamos localizarlo. Si
tenemos en cuenta estas dos pautas, podremos reaprovechar nuestro trabajo.
Así
mismo nos podremos beneficiar de todos los documentos que hayan sido
almacenados y conservados correctamente por otros investigadores.
4.
. Difusión y reutilización.
Cualquier
información bien documentada y almacenada se podrá volver a utilizar en un
futuro, bien por nosotros, bien por otros interesados. La reutilización de la
documentación es imprescindible para cumplir la primera pauta que veíamos: la
producción de información.
6.
Finalidad
Hay que tener en cuenta que la documentación
informativa es una rama primordial tanto en el mundo de la comunicación como
del periodismo. En la nueva sociedad, llamada de la información, el problema es
la "sobreinformación" . Hay demasiada información y el problema hoy
en día es ser capaces de discernir a la hora de elegir qué información nos es
útil y tener acceso a ella.
¿Qué sería de la comunicación si no
dispusiéramos de fuentes donde poder documentarnos? ¿Qué ocurriría si toda la
documentación que generamos no fuese contrastada y veraz? ¿Cómo podríamos
recuperar información si no la hemos almacenada en el lugar adecuado y con los
ítems necesarios para poder encontrarla? ¿Qué ocurre si no somos capaces de
difundir y hacer llegar nuestros trabajos al público al que van destinados?
Frente a estas preguntas podemos deducir que la
documentación informativa nos va a facilitar mucho nuestra labor profesional,
vamos a poder:
·
Buscar información: localizarla,
contrastarla y valorarla.
·
Es útil para determinar el tipo de
información que se necesita para elaborar un determinado trabajo.
·
Permite organizar, es decir,
archivar, clasificar y ordenar, cualquier material que se vaya acumulando.
·
Almacenar todo nuestro trabajo para
que nosotros mismos u otros profesionales puedan localizarlo.
·
Recuperar y difundir documentos de
utilidad.
·
Ayuda a adquirir, con la práctica,
un criterio de selección imprescindible para obtener la información más útil,
novedosa y completa, que sirva para documentar el trabajo que se esté
realizando.
7.
La documentación y los medios de comunicación
La documentación informativa, ya sea impresa,
iconográfica, sonora o audiovisual, es hoy en día una exigencia de todos los
medios de comunicación que necesitan disponer de un servicio documental rápido
y eficaz. Debe ser capaz de ofrecer al profesional el documento adecuado para
ampliar o confrontar sus noticias en el menor tiempo posible. La gran
competencia de los medios audiovisuales y el desarrollo cultural de la
audiencia, demanda una mejor y más preparada información.
Podríamos decir que la Documentación relacionada
con las Ciencias de la Información tiene dos vertientes. Por una parte los
profesionales acuden a centros de documentación de carácter científico o
investigador, donde utilizan las fuentes específicas de cada materia para
elaborar su trabajo, y por otro, da lugar a la creación de centros de
documentación dentro de las empresas informativas, en las que los
documentalistas manejan fuentes de información de temática general que sirven
para la producción de noticias.
Así mismo cualquier empresa informativa que se
precie deberá tener un centro o archivo documental donde almacenar y documentar
todo el material que genera para su conservación, difusión y posible uso en un
futuro.