EL "POURQUOI" DE LA DOCUMENTACIÓN

1. Resumen

En esta entrada se presentarán las características básicas de la documentación informativa enfrentándonos ,de este modo, a la localización, valoración y selección de información. Iremos analizando el origen e importancia de la doctrina de la documentación, y las pautas para poder realizar el proceso documental con propiedad.

¿Qué ocurre si la documentación que elaboramos no es fiable? ¿Y si damos como únicas las fuentes que hemos encontrado en una primera búsqueda? Vamos a tratarlo en profundidad.

2. Introducción

Veamos a continuación los conceptos básicos que hacen referencia a la documentación, según la Real Academia Española:

·         Documentación. (Del lat. documentatĭo, -ōnis).

1. f. Acción y efecto de documentar.

2. f. Documento o conjunto de documentos, preferentemente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar algo.

·         Documentar.(Del lat. documentāre).

1. tr. Probar, justificar la verdad de algo con documentos.

2. tr. Instruir o informar a alguien acerca de las noticias y pruebas que atañen a un asunto.

El catedrático J.L. López Yepes define en 1981 la Documentación Informativa como “aquella parte de la Documentación que tiene por objeto el estudio del proceso de transmisión de fuentes para la obtención de nuevos conocimientos en la investigación de la comunicación social, y en el trabajo en el seno de la empresa informativa”.

La documentación informativa aporta los conocimientos necesarios para acceder a la documentación impresa, sonora y audiovisual, localizar en Internet documentación de utilidad, distinguir las diferentes tipologías de documentación informativa y en definitiva, poder buscar, clasificar, ordenar, generar y recuperar información de utilidad.

En nuestro día a día actual, en el que vivimos todos conectados en la Sociedad de la Información, es fácil encontrar información y fuentes muy variadas donde poder contrastarla. Lo difícil que se nos plantea es casi lo contrario a lo  que ocurría en otras épocas, y es que tenemos tanta información que no sabemos seleccionar y discernir entre millones de documentos cuáles nos son útiles y su grado de fiabilidad.

La documentación informativa nos va a ayudar en el proceso de acceso a las fuentes de información y en el trabajo con ellas para la producción de nuevos documentos.

3. Concepto:

 Entendemos la documentación como la disciplina científica que trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir información contenida en documentos de distinto tipo para  hacerla accesible a cualquier persona que pueda necesitarla.

Documentación es el proceso de comunicación por el que un individuo (persona o colectividad) recibe las referencias de unos objetos (documentos debidamente tratados) expresa o presuntamente pedidos relativos a un determinado dominio de actividad social.

En otras palabras, se trata de aquella actividad que se ocupa de reunir y analizar los documentos, almacenando la información que contienen para poder recuperarla y difundirla para ponerla al alcance rápida y eficazmente a quienes puedan utilizarla.

4. Principios

El trabajo documental se entiende como el conjunto de información sobre un determinado tema que, a través de una selección de documentos en diversas fuentes documentales, comunica sus resultados de una forma ordenada. Puede considerarse como una labor de mediación e incluso de interpretación y transformación de los mensajes, ya que a partir de un documento se genera una serie de procesos que van a facilitar el trabajar con el documento inicial.

Los puntos más importantes en cuanto a la documentación de la información son:

·         Selección

·         Análisis (indización y resumen)

·         Recuperación

·         Difusión

A la hora de documentar la información, el primer paso que hay que dar es la selección del material con el que se va a trabajar. Qué es lo que queremos documentar.

A continuación habrá que realizar un análisis documental, que es el conjunto de operaciones destinadas a representar el contenido de un documento bajo una forma diferente a su forma original, facilitando su consulta o su recuperación posterior a nosotros mismos u a otros usuarios.

Una vez realizado el análisis el siguiente paso es la recuperación, que es el proceso en el que un conjunto de documentos son "interrogados" para encontrar resultados que puedan ayudar a satisfacer las necesidades de información de un usuario. Es lo que comúnmente llamamos proceso de “búsqueda”.

El último paso es la difusión, que es el proceso por el cual se transmite al usuario la información o los documentos que necesita. Es el desenlace de todo el proceso documental, siendo la difusión la verdadera razón de ser de la Documentación.

5. Funciones

Podemos destacar cuatro funciones principales:

1.      Producción de información.

Hoy en día casi todo el mundo utiliza la documentación para generar información nueva. La documentación es información en sí. La posibilidad de información crece con la documentación, se potencia con ella.

2.      Mejora de la calidad y credibilidad de la información.

Un proyecto bien documentado hará que sea fiable. Hoy en día todos tenemos acceso rápido, casi instantáneo, a la información, por lo que cualquier error en la documentación hará que pierda calidad y por lo tanto credibilidad.

3.      Almacenamiento y conservación.

Todo aquello que esté bien almacenado lo podremos volver a encontrar, ya sea en un DVD, un servidor, un armario o una biblioteca. Dependiendo del formato habrá que tener unos cuidados u otros a la hora de conservarlo. Habrá que almacenarlo en el soporte adecuado y deberá estar en un lugar donde podamos localizarlo. Si tenemos en cuenta estas dos pautas, podremos reaprovechar nuestro trabajo.

Así mismo nos podremos beneficiar de todos los documentos que hayan sido almacenados y conservados correctamente por otros investigadores.

4.      . Difusión y reutilización.

Cualquier información bien documentada y almacenada se podrá volver a utilizar en un futuro, bien por nosotros, bien por otros interesados. La reutilización de la documentación es imprescindible para cumplir la primera pauta que veíamos: la producción de información.

6. Finalidad

Hay que tener en cuenta que la documentación informativa es una rama primordial tanto en el mundo de la comunicación como del periodismo. En la nueva sociedad, llamada de la información, el problema es la "sobreinformación" . Hay demasiada información y el problema hoy en día es ser capaces de discernir a la hora de elegir qué información nos es útil y tener acceso a ella.

¿Qué sería de la comunicación si no dispusiéramos de fuentes donde poder documentarnos? ¿Qué ocurriría si toda la documentación que generamos no fuese contrastada y veraz? ¿Cómo podríamos recuperar información si no la hemos almacenada en el lugar adecuado y con los ítems necesarios para poder encontrarla? ¿Qué ocurre si no somos capaces de difundir y hacer llegar nuestros trabajos al público al que van destinados?

Frente a estas preguntas podemos deducir que la documentación informativa nos va a facilitar mucho nuestra labor profesional, vamos a poder:

·         Buscar información: localizarla, contrastarla y valorarla.

·         Es útil para determinar el tipo de información que se necesita para elaborar un determinado trabajo.

·         Permite organizar, es decir, archivar, clasificar y ordenar, cualquier material que se vaya acumulando.

·         Almacenar todo nuestro trabajo para que nosotros mismos u otros profesionales puedan localizarlo.

·         Recuperar y difundir documentos de utilidad.

·         Ayuda a adquirir, con la práctica, un criterio de selección imprescindible para obtener la información más útil, novedosa y completa, que sirva para documentar el trabajo que se esté realizando.

7. La documentación y los medios de comunicación

La documentación informativa, ya sea impresa, iconográfica, sonora o audiovisual, es hoy en día una exigencia de todos los medios de comunicación que necesitan disponer de un servicio documental rápido y eficaz. Debe ser capaz de ofrecer al profesional el documento adecuado para ampliar o confrontar sus noticias en el menor tiempo posible. La gran competencia de los medios audiovisuales y el desarrollo cultural de la audiencia, demanda una mejor y más preparada información.

Podríamos decir que la Documentación relacionada con las Ciencias de la Información tiene dos vertientes. Por una parte los profesionales acuden a centros de documentación de carácter científico o investigador, donde utilizan las fuentes específicas de cada materia para elaborar su trabajo, y por otro, da lugar a la creación de centros de documentación dentro de las empresas informativas, en las que los documentalistas manejan fuentes de información de temática general que sirven para la producción de noticias.

Así mismo cualquier empresa informativa que se precie deberá tener un centro o archivo documental donde almacenar y documentar todo el material que genera para su conservación, difusión y posible uso en un futuro.